Você já parou para pensar o quanto sua empresa gasta com papel, tinta de empresa, cartório? O espaço físico que o arquivo ocupa? A demora em recolher assinaturas entre os envolvidos num contrato? Se bateu uma tristeza em você lendo isso, significa que você não tem ideia do quanto os contratos digitais (também chamados de eletrônicos) podem ser um grande aliado contra gastos desnecessários e burocracia.
Para definir o que é um contrato digital, vamos primeiro explicar o que é um contrato. Segundo o dicionário online Dicio é um “acordo ou trato em que duas ou mais pessoas assumem certos compromissos ou obrigações, ou assegurem entre si algum direito”. Não há nenhuma explicitação de que ele deve ser feito em papel.
E é sob essa prerrogativa que os contratos digitais se apresentam como uma alternativa para expressar acordos de forma eletrônica, desde que sigam a legislação vigente (falaremos sobre isso mais para frente).
Os contratos feitos eletronicamente já são usados por várias empresas pelos mais variados motivos, conforme listado por Leonardo Gonçalves, diretor comercial da Certisign, empresa especializada em certificação digital:
“Podem ser assinados digitalmente todos os documentos, como, por exemplo, contratos, propostas, procurações, recibos, atestados, diplomas, certificados de curso, folha de ponto, entre outros. Falando especificamente de contratos, podem ser assinados digitalmente todos os tipos, seja de venda, compra, serviço, enfim, como mencionado, todos os documentos, que necessitem da garantia da autenticidade, podem ser criados no meio eletrônico e assinados por meio do Certificado Digital ICP-Brasil”, garantiu Leonardo.
A startup de aluguel de imóveis QuintoAndar é um exemplo disso. Não há assinatura em papel em nenhuma operação feita pela sua plataforma. Todos os contratos firmados entre inquilinos e a empresa são assinados digitalmente e possuem a mesma validade que contratos de papel.
Confira agora alguns benefícios a respeito dos contratos digitais:
Quanto tempo costuma ser gasto até a validação de um contrato? Levando em conta o envio do documento até todas as partes envolvidas e depois ao cartório para o reconhecimento de firma, é um processo que pode levar até pelo menos uma semana. E que pode piorar caso o cliente esteja em outro estado ou até mesmo país.
Com o contrato digital, todos que devem assinar um determinado documento podem fazer isso de qualquer lugar, desde que possuam acesso à internet e um certificado digital que valide a sua assinatura.
Conforme já citamos, não há, por definição, a explicitação do uso de papel para firmar um contrato. E é essa prerrogativa que dá validade jurídica aos contratos assinados digitalmente.
“Para garantir a validação jurídica dos contratos feitos digitalmente é preciso garantir sua tempestividade, autenticidade e integridade. Para tanto, foi promulgada a Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que tem como um de seus objetivos ‘garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica’. Assim, para garantir a validação jurídica dos contratos eletrônicos, basta que sejam seguidos os requisitos legais para tanto”, explicou o advogado especializado em direito digital, Rafael Farah.
Já entendemos que temos direito, pautado na lei, de poder fazer contratos assinados digitalmente. Mas, como tudo nesta vida, há também os deveres. Rafael também listou o que deve ser seguidos pela empresa para que seus contratos sejam realmente válidos.
“Nos termos do artigo 104, inciso III, do Código Civil, a validade de um negócio jurídico depende, dentre outros fatores, de ‘forma prescrita ou não defesa em lei’. Ou seja, um contrato pode ser firmado por qualquer forma, desde que ela não seja proibida por lei ou diversa de forma específica determinada por lei. A assinatura eletrônica, por sua vez, encontra amparo legal na Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que instituiu a ICP-Brasil, ou Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, que tem como um de seus objetivos ‘garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica’.
De acordo com seu artigo 10, ‘consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória’. Em seus parágrafos, ainda, estabelece que as declarações constantes dos documentos eletrônicos presumem-se verdadeiros em relação aos signatários, desde que utilizado o processo de certificação da ICP-Brasil ou ‘outro meio de comprovação de autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil’. Entretanto, este ‘outro meio’ deve ser admitido como válido pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento”.
As chances de um contrato feito digitalmente ser fraudado de alguma forma é praticamente nula. Não há qualquer tipo de brecha que possa gerar contestação ao que foi firmado ali e há uma série de procedimentos de segurança, desde exigência de senhas à comprovação biométrica, impedindo assim que pessoas não autorizadas tenham acesso ao documento. Além disso, qualquer tipo de alteração que venha a ser feita no acordo faz com que o contrato perca a sua validade.
“A assinatura digital tem o mesmo valor jurídico da assinatura manuscrita, assegurado pela legislação brasileira. Ela garante a autenticidade do documento. Quando o documento é assinado digitalmente, caso ele seja modificado posteriormente, a assinatura digital perde sua validade e, portanto, seu valor jurídico”, afirmou Leonardo Gonçalves.
Até um dos mercados mais seguros do mundo, o de bitcoins, também possui o seu sistema para firmar acordos de forma digital, os “smart contracts”, que são um pouco mais complexos que a assinatura digital, confome explica Nicholas Gonçalves Sacchi, Cryptoassets Strategist na Empiricus:
“Um contrato digital nada mais é do que uma forma de se firmar um contrato pelo meio eletrônico, utilizando-se de assinaturas digitais e outros mecanismos. Já um ‘smart contract’ é um software que tem suas "cláusulas" gravadas em seu código de programação e é autoexecutável. O benefício é da autoexecução, que rompe com intermediários e acelera os processos legais, reduzindo os custos com burocracia. Por outro lado, contratos são representações legais de relações entre seres humanos. Como tal, naturalmente estão sujeitos à interpretação e julgamento. Imagina que difícil viver numa sociedade em que absolutamente tudo é ‘preto no branco’? Os contratos inteligentes não dão margem à interpretação. O que for redigido no contrato é o que será executado, sem restrições”.
Segundo uma pesquisa feita em 2017 pela PwC, gestores gastam cerca de um mês procurando documentos em arquivos físicos, gasto de 5 a 15% do tempo lendo informações e um documento costuma ser digitalizado e/ou xerocado em média 19 vezes. A diminuição do gasto com papéis e tintas de impressora, pode representar um grande impacto econômico e sustentável à empresa.
A Leroy Merlin levou em conta a questão ambiental ao trocar os papeis pelos contratos digitais. Isso gerou à empresa uma redução de 2000 páginas ao ano, o que representou uma economia de 87% em custos com compra de papel, impressão, autenticação, transporte e etc.
Sem um arquivo empoeirado repleto de gavetas, como é feita a gestão desses documentos feitos digitalmente? O diretor da Certisign explica:
“O fluxo/regras de assinatura de um contrato digital funciona da seguinte forma: Os signatários precisam ter um Certificado Digital ICP-Brasil válido para assinarem os documentos. Para isso, é preciso utilizar uma plataforma para a formalização dos contratos eletrônicos. Em seguida, é preciso subir o documento e definir a ordem das assinaturas, entre outros detalhes. A plataforma de formalização automatiza o processo e quando o documento estiver assinado por todos, os envolvidos são notificados. O documento pode ser armazenado onde o signatário desejar, inclusive na própria plataforma. Assim, os documentos, do início ao fim, são tramitados no meio eletrônico.
Como se já não bastasse toda a economia com tempo e papel, o uso do contrato digital também não exige um gasto com reconhecimento de firmas, já que a assinatura digital devidamente registrada no ICP-Brasil garante a validade jurídica da mesma. Então, isso significa que os cartórios correm o risco de acabar?
“A tendência é que os cartórios, como todos os outros ramos da área, se adaptem às novas tecnologias. Atualmente, inclusive, existem cartórios que oferecem o reconhecimento de firma “de forma tradicional”, mas sem a necessidade do comparecimento pessoal, para aqueles que possuam um certificado digital no padrão ICP-Brasil. O próprio Poder Judiciário sentiu as mudanças trazidas pela tecnologia: os antigos e volumosos processos foram transformados em arquivos digitais. Petições que antigamente eram assinadas com tinta, hoje são assinadas por meio de um token. Não sou o maior fã de prenúncios, ainda mais com a altíssima velocidade em que inovações disruptivas surgem. De todo modo, eu apostaria minhas fichas no potencial de mudança trazido pela tecnologia ‘blockchain’”, aposta o advogado Rafael Farah.
Há uma unanimidade entre os três profissionais que entrevistamos: o contrato digital será o futuro e estará cada vez mais presente na realidade na realidade das empresas, das pessoas e até dos governos.
“É possível imaginar um futuro em que todos os documentos serão feitos digitalmente. Inclusive, isso já é uma realidade em países que são conhecidos pela tecnologia, como a Estônia. Lá, o próprio governo atua sem o uso de papel desde a década de 90. Acredito que tanto por questões ambientais como por questões de inovação tecnológica, esse é um caminho sem volta. Hoje, os millennials correspondem a aproximadamente 45% da população global e essa é uma geração que, em sua grande maioria, já nasceu num ambiente digitalizado. A tendência é irmos para essa direção”, afirmou Nicholas Sacchi. Já Rafael Farah acredita que será preciso uma reeducação do uso do papel para que esse modelo vingue:
“Nossa sociedade ainda está calcada nos documentos físicos. Todavia, acredito que já vivemos em uma época em que a grande maioria dos contratos são feitos digitalmente. Toda vez que você utiliza uma aplicação na Internet, como o Facebook, o Twitter ou o Gmail, você aceita os seus Termos e Condições Uso, que fazem as vezes de um contrato, ainda que de adesão. Para as pessoas jurídicas que firmam inúmeros contratos em um curto período de tempo, contratos digitais são uma solução inteligente e, pelo que tenho visto, cada vez mais utilizada. Além de poupar tempo com a coleta de assinaturas, sua manutenção, registro e arquivamento são deveras facilitados e seus custos reduzidos pela tecnologia. Isso sem adentrar nos benefícios que tal prática acarreta ao meio ambiente, já que não há o gasto desnecessário de papel”.